Roche Diagnostics mit Niederlassungen in Rotkreuz, Penzberg, Mannheim, in den USA und Spanien gehört zur Roche-Gruppe und ist in vier Bereiche eingeteilt:

• Roche Professional Diagnostics
• Roche Diabetes Care
• Roche Tissue Diagnostics
• Roche Molecular Diagnostics

Die Roche Diabetes Care Deutschland GmbH mit Sitz in Mannheim und rund 500 Mitarbeitenden ist eine eigenständige Vertriebsgesellschaft innerhalb der Roche-Gruppe.

Roche Diabetes Care verkauft und vermarktet moderne Diabetes-Therapielösungen im deutschen Markt. Darüber hinaus betreut der Roche Diabetes Care Customer Service Deutschland Kunden in verschiedenen Ländern Europas.

Zu den Therapielösungen gehören u.a.:

• klassische und LangzeitGlukosemessung
• digitale Dokumentation und Auswertung
• smarte Insulinabgabe sowie motivierende Services, sowohl der Marke Accu-Chek^®, als auch von Kooperationspartnern.

parsQube ist sowohl für Roche Diagnostics, als auch für die Gesellschaft Roche Diabetes Care tätig.

Was war das Problem des Kunden?

Die Herausforderung des Kunden (Roche Diabetes Care) bestand im Allgemeinen darin, dass sich die Organisation mindestens im komplexen Projektbereich (nach Stacey-Definition) befand, sodass die übliche Langzeitplanung, nach Wasserfallmodell, nicht mehr möglich war.

Wie in der Abbildung 1 zu sehen ist, war der Bedarf darin begründet, dass hier an einem neuen Produkt gearbeitet werden sollte, bei dem sich das Unternehmen auf der technischen Seite (How-Achse nach Stacey) ins Neuland begab. Dabei mussten die herkömmlichen technischen Lösungen, welche zu großen Erfolgen geführt hatten, überdacht und zum Teil neu erdacht werden.

Bei der bereits existierenden und sehr erfolgreichen Produktreihe handelt es sich um die Accu-Check Insulinpumpe (Abbildung 2). Die neue Idee bestand darin, dass eine digitale Lösung die Verbesserungspotentiale umsetzt, welche durch Marktforschungen erkannt wurden. Diese digitale Lösung erforderte die besagte neue Technologie.

Auf der Anforderungsseite (What-Achse nach Stacey) bewegten wir uns erst recht im Neuland, weil die Gewohnheiten der Endkunden und der Einsatz der Insulinpumpe durchaus bekannt waren, die Endkunden sich allerdings durch die Digitalisierung der neuen Lösung auf eine neue Produkt-Welt einstellen mussten. Des Weiteren war von Anfang an klar, dass die regulatorischen Bedingungen sich grundlegend ändern würden. Es war jedoch unklar, in welche Richtung sich die Regularien entwickeln würden.

Zusätzlich zu den technischen Herausforderungen sowie den Herausforderungen des Marktes, kamen auch organisatorische und methodische Herausforderungen hinzu, welche sich im Zuge der gewünschten Transition noch ergeben würden. Unter den organisatorischen Herausforderungen ist unter anderem auch die Umsetzung des Projekts mit verteilten Teams zu verstehen, die in 5 unterschiedlichen Städten und 4 unterschiedlichen Ländern arbeiteten.

Warum wurde parsQube gefragt?

Durch die Vermittlung von Hr. Zickermann (Kite IT) und Hr. Weber (Denkrichtungen) wurde unter der Leitung von Hr. Zaeri Esfahani ein zweitägiger Workshop mit Projektentscheidern und Mitgliedern von Roche Diabetes Care durchgeführt.

Der verantwortliche Agile-Transition-Manager nahm ebenfalls am Workshop teil. An den Tagen und Wochen nach dem Workshop gab es einige Sitzungen und Workshops, in denen mit Hr. Zaeri Esfahani gemeinsam besprochen wurde, wie die parsQube GmbH führend und Hr. Zaeri Esfahani als Lead Coach die Transition angehen würde.

Die Referenzen von Hr. Zaeri Esfahani, die gesammelten Erfahrungen im Software- und Hardware-Bereich seit 2004 und auch die Kenntnisse im klassischen Projektmanagement nach IPMA haben letztendlich dazu geführt, dass parsQube mit der Gesamtumsetzung der agilen Transition und mit der Zusammensetzung eines geeigneten Netzwerks beauftragt wurde, das hier tatkräftig an der Verwirklichung der erfolgreichen Transition mitwirkte. Dieses Netzwerk bestand aus:

• Denkrichtungen mit Hr. Tim Weber, der im Bereich des systemischen Coachings und bei der Begleitung von Scrum-Teams als Agile Coach tätig war und einen sehr wertvollen Beitrag dazu leistete, damit auch persönliche Coachings mit Respekt und konstruktiven Feedback ermöglicht wurden.
• Agileus Consulting mit Fr. Dagmar Hebenstreit und Hr. Dr. Jörk Hebenstreit. Fr. Hebenstreit unterstütze das Projekt mit unschätzbarem Fleiß und mit Ihrer Erfahrung im Bereich des Agile Coachings auf Team-Ebene. Der große Beitrag von Hr. Hebenstreit bestand nicht nur an seiner ruhigen und besonnen Art, und auch nicht an der immensen Erfahrung, die er im Bereich der Agilität vorweisen kann, sondern auch insbesondere an seiner speziellen Erfahrungen, die er im Bereich der Agilität in Hardware-Projekten sammeln konnte.
• bulbb mit Hr. Konstantin Dirbanis, der mit seinen einschlägigen Erfahrungen aus der Software-Welt und seinem großen Einsatz als Agile Coach auf Team-Ebene seinen Team auch in schwersten Momenten einen sicheren Halt gab.
• Comeno mit Hr. Theo Veltkamp, der den Change auf organisatorischer Ebene begleitete. Hr. Veltkamp brachte nicht nur eine konzeptionelle Unterstützung mit, sondern er führte auch selbst Workshops in unterschiedlichen Formaten durch, in denen immer die Anforderungen und die Kommunikation mit den Stakeholdern im Mittelpunkt standen.

Die parsQube unterstütze operativ mit Fr. Lisa Kohler das Scrum Development Team und stellte letztendlich mit Hr. Zaeri Esfahani den Lead Coach, der an allen konzeptionellen Umsetzungen beteiligt sein durfte und auch operativ das Setup des ersten Scrum-Teams übernahm sowie als Coach des Product Owners tätig war.

Wie sind wir methodisch vorgegangen?

Grundsätzlich arbeitet die parsQube GmbH immer in einem Netzwerk, wenn das Projekt einen größeren Aufwand mit sich bringt, der unsere hauseigenen Kapazitäten übersteigt. Hiermit möchten wir klarstellen, dass wir uns nicht als ein Beratungsunternehmen verstehen, das mit vielen eigenen Beratern nur eigene Ideen und Konzepte umsetzt. Wir schätzen und suchen den Austausch mit Beratern aus anderen Unternehmen, auch wenn wir nicht immer einer Meinung sind. Im Fokus steht letzten Endes dem Kunden eine klare Empfehlung aussprechen zu können, eine Empfehlung, die auch das Resultat aus Diskussionen, unterschiedlichen Sichten und Erfahrungen sein kann.

Hr. Zaeri Esfahani stellte im Vorfeld des Projekts das Netzwerk und das Konzept der Vorgehensweise vor, und auch wer aus dem Netzwerk, welche Rolle übernimmt. Des Weiteren wurde beschlossen, dass wir in einem elfmonatigen Pilotprojekt, die Umsetzung des ersten Minimal Viable Products (MVPs) ermöglichen und anschließend nach einer Inspektion die nächste Stufe planen.

Was war die Idee/das Konzept?

Das Konzept sah vor, dass wir das erste agile Team mit Scrum schulen und begleiten. Dieses Team sollte das MVP in 11 Monaten umsetzen und anschließend das Projekt auf eine Programmebene setzen. Hierbei wurde noch nicht eine spezielle Skalierungsform ausgesucht, jedoch war zu diesem Zeitpunkt bekannt, dass bei einer Vergrößerung des Projekts eine agile Skalierung unumgänglich ist.

Parallel zur Projektumsetzung wurde eine organisatorische Umstellung geplant. Dabei wurden durch Schulungen, Workshops und Formate wie Fish-Bowls und Pizza-Meetups sowie Informationsrunden bis zu 150 Teilnehmern über Agilität und deren Bedeutung informiert und diskutiert.

Wie wurde die Idee/das Konzept umgesetzt?

Vor dem Start des Projekts wurde das gesamte Team, mit dem Scrum Master, dem Prodcut Owner und dem Sponsor des Projekts in einem zweitägigen Workshop geschult. Darin wurde das Team über das agile Verständnis und im Speziellen über Scrum informiert und aufgeklärt. Einzelne, individuelle Fragen konnten gestellt und somit Unklarheiten beseitigt werden.

Werden diese Unklarheiten nicht beseitigt, führen die Unklarheiten zu Unsicherheiten, die sich im Laufe des Projekts in Form einer Lawine immer mehr vergrößern.

Anschließend wurde das Team mit drei Coaches in die ersten Sprints begleitet. Ein Coach für die Scrum Masterin, ein Coach für den Product Owner und ein Coach für das Dev-Team und Schnittstellenklärungen zum Team. Der Einsatz dieser Coaches wurde immer mehr reduziert, sodass am Ende nur noch ein Coach das gesamte Scrum-Team begleitete.

Nach der erfolgreichen Umsetzung des MVP nach 11 Monaten wurde das Team größer, es wurden mehr Features geplant und umgesetzt, sodass mehrere Teams in skalierter Form das Projekt führten. Parallel dazu wurde ein zweites Projekt mit ca. 80 Team-Mitgliedern aufgesetzt und das bereits aktive Netzwerk an Beratern wurde um zwei weitere Personen verstärkt:

• Agile Quality Systems mit Hr. Kelly Weihrauch, der mit großer Erfahrung und seiner Spezialität im Bereich des Quality Managements im regulatorischen Bereich in der Pharmaindustrie und dessen Berücksichtigung im agilen Umfeld eine große Unterstützung darstellte.
• Birgit Mallow Organisationsentwicklung und Prozessberatung mit Fr. Birgit Mallow, die mit ihrer Erfahrung im Bereich der agilen Skalierung und mit ihren Coachingansätzen das Coaching der Release Train Engineerin übernahm und begleitete.

In einem ausführlichen Workshop mit den Beratern und dem Auftraggeber wurden die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Skalierungsformen besprochen und bewertet. Im Anschluss wurde eine angepasste Form von SAFe ausgewählt, die bestimmte organisatorische Bedingungen des Unternehmens berücksichtigte.

Ein ausführlicher Schulungsplan für alle 80 Team-Mitglieder wurde aufgestellt, so dass alle Mitglieder an einer agile Basisschulung teilnahmen und einige auserwählte Teilnehmer zusätzlich eine SAFe Schulung belegen durften. Parallel wurde an einer ersten Version des Product-Backlogs gearbeitet bevor das erste Program-Increment Planning durchgeführt werden konnte. Das Increment umschließt 4 Sprints je 2 Wochen.

Auch hier wurde jedes Team (a 5 Personen) mit einem eigenen Agile Coach versehen. Auf dem Program-Level wurden Agile Coaches für den System-Architect, Release-Train-Engineer und Product Management zur Verfügung gestellt.

Wo steht der Kunde heute?

Das Programm ist im achten Program-Increment und eine Aussage über die Velocity der Teams ist möglich. Der Einsatz der Coaches ist im Laufe der Zeit reduziert worden und wäre minimal, wenn durch Covid-19 und durch gewisse organisatorische Veränderungen nicht eine vollständige Umstellung notwendig gewesen wäre.

Dank des mutigen Verhaltens des gesamten Teams und der großen Unterstützung durch die Release Train Engineerin ist die Umstellung des Programms auf eine reine Online-Planung sehr gut gelungen. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und auf das Erreichen der ersten Releases auf dem Weg zum ersten MVP und MMP (Minimal Marktable Product).

Falls Sie Interesse an einem ersten Gespräch haben, weil Sie sich mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sehen oder Interesse an weiteren Details in Bezug auf unsere Arbeitsweise haben, laden wir Sie gerne dazu ein uns zu kontaktieren. Über unsere Team-Seite können Sie uns bzw. Hr. Zaeri Esfahani direkt erreichen. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

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